Nous allons prochainement réaliser la captation et la diffusion live streaming de votre événement. Vous trouverez sur cette page nos conseils et nos recommandations pour préparer au mieux cette production.

Concernant l’espace de réception

• Si vous louez un espace de réception chez un prestataire événementiel, avant de vous engager : négociez la connexion internet filaire, assurez-vous qu’ils acceptent que l’on récupère le son en sortie de leur table de sonorisation s’ils fournissent les micros et amplifient le son dans la salle, veillez à ce que l’on puisse organiser une visite préparatoire avec le régisseur pour vérifier l’espace, la connexion internet, les conditions de sonorisation et d’éclairage et négociez le temps nécessaire pour notre installation (en moyenne trois à cinq heures avant le début d’antenne, voire plus en situations complexes) et le remballage du dispositif après l’événement (environ une heure).

• Accordez une attention particulière au mobilier pour créer l’ambiance que vous souhaitez : canapés, plantes, lampes et objets déco, maquettes, kakémonos etc. Faites installer une télévision sur laquelle nous pourrons diffuser présentations, intervenants distants, magnétos vidéos etc.

• Si nous sommes amenés à réaliser des captations depuis plusieurs espaces d’un même site, par exemple si nous devons filmer dans plusieurs salles simultanément, veillez à repérer les obstacles qui pourraient rendre difficiles une transmission sans fil audio / vidéo ou le passage de câbles vers notre régie. En cas de doute, contactez-nous pour que nous vous donnions notre avis.

Concernant le déroulé de la captation

• Transmettez-nous un déroulé : programme de la journée pour les événements de type colloque, conducteur technique pour les diffusions de type Web TV. Ce document est d’autant plus indispensable lorsque l’émission est ponctuée par des magnétos, des interventions à distance etc. Transmettez-nous également un trombinoscope si nous devons afficher les synthés de noms d’intervenants à l’antenne.

• Nous devons avoir une idée de la manière dont les participants interviendront et interagiront. Seront-ils assis ou debout, fixes ou mobiles ? Confirmez-nous le nombre d’intervenants en présentiel, ainsi qu’à distance. Le dispositif est prévu pour le nombre de personnes confirmées et faire évoluer le dispositif à la dernière minute est toujours délicat. Si cette information évolue dans le temps, merci de nous en informer rapidement.

Concernant la connexion internet

• Votre prestataire ou votre service informatique aura à nous fournir une connexion internet filaire de qualité dont les caractéristiques sont décrites sur notre page dédiée. L’idéal est de leur communiquer le lien de cette page afin qu’ils puissent valider les requis techniques.

• Dans le cas où votre direction informatique refuserait la connexion d’ordinateurs externes sur leur réseau, et si la diffusion doit être réalisée sur une plateforme de visioconférence comme Zoom, Teams ou Webex, nous pouvons réaliser la diffusion depuis un ordinateur interne à l’entreprise, sous réserve de validation technique lors de la visite de repérage.

Concernant le choix de la plateforme de diffusion

Différentes possibilités sont décrites sur notre page dédiée. Nous sommes à votre disposition pour vous aider à choisir la plateforme la plus adaptée à votre événement.

Concernant la mise en place de l’interactivité

Les modalités d’interaction doivent être pensées entre les intervenants présents, les intervenants distants, les spectateurs présents, les spectateurs distants, les animateurs / modérateurs et le staff d’organisation. Nous décrivons différents modes sur notre page dédiée, et sommes à votre disposition pour vous conseiller dans la mise en place du dispositif le plus adapté.

Concernant les synthés et magnétos

• Prenez connaissance de nos conseils pour la préparation des synthés et magnétos : logos, bandeaux, panneaux de début, d’interruption et de fin d’émission, slides, magnétos vidéos etc. Fournissez-nous tous les éléments au moins 72 heures avant l’événement après les avoir vérifiés attentivement.

Concernant le droit à l’image

• Vous devez impérativement recueillir l’autorisation écrite des intervenants (même si elle va de soi le plus souvent) pour la captation et les usages qui seront faits de la captation. Si vous n’avez pas de document de recueil d’autorisation, vous pouvez consulter un modèle à adapter. Si un intervenant diffuse des slides lors de la présentation, il doit disposer des droits de propriété intellectuelle sur son support et avoir l’autorisation de sa structure pour les présenter. Rappelez lui que les slides sont susceptibles d’être diffusés en ligne. L’idéal est d’obtenir son autorisation écrite pour la diffusion du support.

• Si votre événement accueille du public, vous devez les informer qu’une captation publique de l’événement est prévue et que leur image est susceptible d’être captée à cette occasion. Si vous vendez des billets d’accès à l’événement, cet élément est à intégrer à vos conditions générales de vente.

Le jour de l’événement

• Permettez-nous de nous installer trois à cinq heures avant le début de diffusion, voire plus en cas d’installation complexe dans un auditorium ou d’organisation événementielle hybride. Une fois le dispositif installé, nous réalisons avec le client une réunion de briefing pour valider les cadrages et jouer les éléments d’habillage en conditions réelles sur écran de contrôle. Les parties prenantes doivent être présentes car nous affinons ensuite les réglages et ne pouvons prendre en compte de changements juste avant la prise d’antenne.

• Nous vous conseillons d’indiquer aux intervenants de prêter attention à leur tenue vestimentaire : privilégier les couleurs claires et les tissus unis, éviter les couleurs criardes, les rayures, les carreaux, les vêtements trop chauds ou trop serrés. Les intervenants doivent arriver sur le lieu de la captation au moins une demi-heure avant le début du direct afin d’anticiper les problèmes de circulation et de transports, d’arriver frais et reposés et d’être disponibles pour écouter les consignes de l’animateur et du régisseur.

• Les intervenants doivent garder en tête que lors d’un direct, tout peut être entendu du fait de la présence de micros. La prudence doit être de mise du début à la fin de la retransmission. Les intervenants qui utilisent des micros-cravates doivent être particulièrement prudents car ils peuvent oublier qu’ils sont équipés, et même si l’émission n’est pas commencée, leur voix peut être relayée dans un système local d’amplification. Ces consignes de prudence doivent aussi être communiquées aux intervenants distants car les spectateurs peuvent les entendre lorsque leur micro est ouvert et voir ce qui est dans le cadre de leur webcam lorsque celle-ci est activée.

• Les intervenants ne doivent pas éteindre eux-même un micro-cravate ou un micro main, ni entrer dans les menus de paramétrage. Pour éviter toute interférence lors de l’utilisation de micros sans fil, les téléphones doivent être placés autant que possible en mode avion, et aucun smartphone ne doit être rapproché d’un émetteur de micro. Lorsqu’un intervenant utilise un micro conférence (col de cygne) avec interrupteur, il doit veiller à l’allumer avant chaque prise de parole et à l’éteindre après.

• Une fois la diffusion terminée, nous libérons les lieux en une heure environ.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire.