Nos conseils pour préparer votre tournage en direct

A VOUS LE DIRECT

Préparer la captation live de votre événement

Nous allons réaliser ensemble une émission en direct. Voici nos recommandations en vue de la préparation du tournage.

Concernant l’espace de réception

  • Assurez-vous que le prestataire soit en mesure de fournir une connexion internet de qualité : utilisez notre page dédiée pour connaître les requis d’éligibilité et tester la ligne. En règle générale, ces critères ne posent pas de problème aux services techniques et informatiques, y compris dans les grands groupes aux politiques de sécurité drastiques. En cas de doute, nous pouvons les contacter directement. Attention, la plupart des loueurs d’espaces fournissent la connexion sans surcoût, alors que d’autres essayent de la facturer de façon prohibitive. Négociez ce point avant de signer leur proposition.
  • Si l’espace d’accueil est chargé de sonoriser la salle, assurez-vous qu’ils acceptent que l’on prenne le son en sortie de leur table de sonorisation. Ce n’est généralement pas un problème, mais c’est à indiquer à votre prestataire avant de vous engager.
  • Si nous sommes amenés à réaliser des captations depuis plusieurs espaces d’un même site, par exemple si nous devons filmer dans plusieurs salles simultanément, veillez à repérer les obstacles qui pourraient rendre difficiles une transmission sans fil audio / vidéo ou le passage de câbles vers notre régie. Attention notamment aux bâtiments classés, dans lesquels les possibilités d’aménagement sont réduites. En cas de doute, contactez-nous pour que nous vous donnions notre avis.
  • Veillez à ce que l’on puisse organiser une visite préparatoire avec le régisseur pour vérifier l’espace, la connexion internet, les conditions de sonorisation et d’éclairage. Là aussi attention, il peut arriver qu’un espace veuille facturer la présence du régisseur pour le repérage.

Concernant le déroulé de la captation

  • Si plus d’une personne intervient pendant la diffusion, nous devons avoir une idée de la manière dont chaque participant interviendra et interagira : une personne qui pose des questions à un expert, des interventions à tour de rôle, un format table ronde etc. Les intervenants seront-ils assis ou debout ? Seront-ils fixes ou mobiles ? Ces informations nous permettent de préparer le nombre de caméras et d’évaluer le travail de cadrage nécessaire.
  • Transmettez-nous une trame du déroulé de l’intervention afin de nous donner des éléments de contexte.
  • Transmettez-nous également un trombinoscope si nous devons afficher les noms des intervenants à l’antenne lorsqu’ils prennent la parole.
  • Confirmez-nous le nombre d’intervenants en présentiel, ainsi qu’à distance. Le dispositif est prévu pour le nombre de personnes confirmées et faire évoluer le dispositif à la dernière minute est toujours délicat, surtout si nous sommes chargés de la captation audio en plus de la captation vidéo. Si cette information évolue dans le temps, merci de nous en informer rapidement.

Concernant le droit à l’image

  • Vous devez impérativement recueillir l’autorisation écrite des intervenants (même si elle va de soi le plus souvent) pour la captation et les usages qui seront faits de la captation. Si vous n’avez pas de document de recueil d’autorisation, vous pouvez consulter un modèle à adapter.

    À noter : le recueil d’autorisation n’est pas toujours obligatoire, par exemple dans le cas de prise d’images d’un élu en séance publique et dans le cadre de ses fonctions. Contactez-nous pour plus d’informations.
  • Si un intervenant diffuse des slides lors de la présentation, il doit disposer des droits de propriété intellectuelle sur son support et avoir l’autorisation de sa structure pour les présenter. Rappelez lui que les slides sont susceptibles d’être diffusés en ligne. L’idéal est d’obtenir son autorisation écrite pour la diffusion du support.
  • Si votre événement accueille du public, vous devez les informer qu’une captation publique de l’événement est prévue et que leur image est susceptible d’être captée à cette occasion. Si vous vendez des billets d’accès à l’événement, cet élément est à intégrer à vos conditions générales de vente.

Concernant les éléments d’habillage

  • Prenez connaissance de nos conseils pour la préparation des synthés et magnétos : logos, bandeaux, panneaux de début, d’interruption et de fin d’émission, slides, vidéos additionnelles. Fournissez-nous tous les éléments au moins 72 heures avant le tournage après les avoir vérifiés attentivement.

Le jour du tournage

  • Permettez-nous de nous installer au moins deux à trois heures avant le début de diffusion.
  • Entre 1 heure et 1 heure 30 avant le direct, nous réalisons une réunion de briefing pour valider les cadrages et montrer les éléments d’habillage en conditions réelles sur écran de contrôle. Les parties prenantes doivent être présentes car nous affinons ensuite les réglages et ne pouvons prendre en compte de changements juste avant la prise d’antenne.
  • Nous vous conseillons d’indiquer aux intervenants de s’habiller avec des couleurs claires et du tissu uni, d’éviter le vert ou le rouge fluo, ainsi que rayures et carreaux. Attention aussi aux lunettes non traitées antireflet. Les intervenants doivent arriver sur le lieu de tournage au moins une demi-heure avant le début du tournage afin d’anticiper les problèmes de circulation et de transports et d’arriver frais et reposés.
  • S’il s’agit d’un webinaire, préparez 2 ou 3 questions à proposer en dernière partie d’émission (questions-réponses), notamment si les questions tardent à venir.
  • Les intervenants doivent garder en tête que lors du direct, tout peut être entendu, en particulier s’ils sont équipés de micros-cravates. Les intervenants et les personnes sur le plateau doivent se tenir à la plus grande réserve du début à la fin de la retransmission, notamment en évitant toute discussion informelle lorsqu’ils n’ont pas la parole et que l’émission est toujours en cours. Les intervenants qui utilisent des micros-cravates doivent être prudents dès qu’ils sont équipés, car même si l’émission n’est pas commencée, leur voix peut être relayée dans un système local d’amplification.
  • Lorsqu’un intervenant utilise un micro conférence (col de cygne) avec interrupteur, il doit veiller à l’allumer avant chaque prise de parole et à l’éteindre après. S’il utilise un micro main ou un micro-cravate, il ne doit ni l’éteindre de lui-même ni entrer dans les menus de paramétrage.

N’hésitez pas à nous contacter pour tout complément d’information.